Un avocat peut-il enregistrer un rendez-vous client et en confier la transcription à une IA ? Les lignes directrices des barreaux envisagent ce type d’usage et le soumettent à des conditions. Avant de lancer l’enregistrement, trois conditions doivent être remplies : la transparence envers chaque personne enregistrée et, en principe, son consentement ; un outil dont les conditions d’utilisation sont compatibles avec le secret professionnel et RGPD ; et une règle claire sur le sort de l’enregistrement et de la transcription.
Que disent les lignes directrices des barreaux sur l’enregistrement d’une réunion ?
Les lignes directrices d’AVOCATS.BE et de l’OVB du 31 janvier 2025 citent cet exemple. Lorsque le traitement de données à caractère personnel est essentiel, l’avocat est transparent et demande le consentement de la personne concernée. Le texte donne l’exemple de l’enregistrement d’une réunion en vue d’en produire un rapport, qui suppose notamment d’identifier les participants, et précise qu’une autre base juridique que le consentement existe parfois.
Ce cas fait figure d’exception. En règle générale, selon les lignes directrices, l’avocat pseudonymise les données à caractère personnel et s’abstient d’en saisir dans les prompts et les documents qu’il soumet aux outils d’IA. À notre sens, un enregistrement se prête mal à cette précaution : il contient, par nature, des voix, des noms et des faits qui permettent d’identifier les personnes. C’est pourquoi la transparence et le consentement prennent ici le relais.
Le secret professionnel s’applique-t-il à la transcription ?
Oui. Ce qui se dit lors d’un entretien avec un client relève le plus souvent du secret professionnel. Or, selon les lignes directrices, l’avocat ne communique jamais de documents ou d’informations couverts par le secret professionnel ou par une obligation de confidentialité dans un outil d’IA, sauf s’il est absolument certain de travailler dans un environnement fermé avec des garanties adéquates.
À notre sens, ces deux règles s’appliquent cumulativement. Le consentement du client à l’enregistrement répond à l’exigence de transparence sur ses données à caractère personnel ; il ne dispense pas de vérifier que l’outil de transcription offre l’environnement fermé et les garanties adéquates qu’exige la règle du secret professionnel. Le critère est celui de la certitude, et c’est à l’avocat qu’il revient d’en juger.
Que vérifier dans l’outil de transcription avant de l’utiliser ?
Les lignes directrices demandent à l’avocat d’examiner attentivement les conditions d’utilisation de l’outil d’IA qu’il envisage d’employer. Elles attirent son attention sur six points : les conditions relatives à la formation, à la transmission et au stockage ; le traitement ultérieur des données par la plateforme ; la localisation des opérations de traitement ; la nature ouverte ou fermée du système ; les conditions de responsabilité de la plateforme ; les droits de propriété intellectuelle et les conditions de licence.
Pour un outil de transcription, ces points se traduisent par des questions concrètes. Où l’enregistrement et la transcription sont-ils stockés, et pendant combien de temps ? Servent-ils à entraîner un modèle ? Qui, chez le prestataire, peut y accéder ? Le traitement a-t-il lieu dans l’Union européenne ? Lorsque le prestataire traite les données pour le compte du cabinet, le RGPD impose en outre de ne faire appel qu’à un sous-traitant présentant des garanties suffisantes et d’encadrer le traitement par un contrat ou un autre acte juridique, établi par écrit (article 28 du RGPD).
Que dire au client avant d’appuyer sur « enregistrer » ?
Avant que l’enregistrement ne commence, le client et chacun des autres participants doivent savoir à quoi s’en tenir. Lorsque des données à caractère personnel sont collectées auprès de la personne concernée, l’article 13 du RGPD impose de l’informer, au moment de la collecte, notamment de l’identité du responsable du traitement, de la finalité et de la base juridique du traitement, des destinataires, d’un éventuel transfert hors de l’Union européenne et de la durée de conservation.
En pratique, il suffit souvent de quelques phrases en début d’entretien : le rendez-vous sera enregistré et transcrit par tel outil, afin de produire un compte rendu, et la personne peut refuser.
Que faire de la transcription après le rendez-vous ?
La transcription n’est qu’un premier jet, sur lequel on ne peut pas se fonder en l’état. Les lignes directrices rappellent que l’avocat vérifie le résultat produit par l’IA et reste toujours responsable en dernier ressort des résultats qu’il utilise. Un outil de transcription peut mal retranscrire un nom, un montant ou une date : le compte rendu doit être relu avant d’être utilisé ou transmis.
Reste la question de la conservation. À notre sens, l’enregistrement brut perd le plus souvent son utilité une fois le compte rendu validé, et la règle la plus simple consiste à fixer dès le départ une durée de conservation courte pour l’enregistrement, à la mentionner au client, puis à vérifier que l’outil supprime effectivement les fichiers à l’échéance.
En résumé
Transcrire un rendez-vous avec l’IA peut faire gagner un temps appréciable dans la rédaction des comptes rendus, à condition d’avoir réglé trois questions avant d’enregistrer : la transparence et, en principe, le consentement des personnes enregistrées ; la compatibilité de l’outil avec le secret professionnel et le RGPD ; et le sort de l’enregistrement et de la transcription. La relecture humaine reste, dans tous les cas, la dernière étape.
Questions fréquentes
Le consentement du client suffit-il pour utiliser n’importe quel outil ?
Non cela ne suffit pas, l’avocat doit être absolument certain de travailler dans un environnement fermé avec des garanties adéquates.
Le consentement doit-il être écrit ?
Les lignes directrices n’en précisent pas la forme. Comme le cabinet doit être en mesure de démontrer que le consentement a été donné lorsqu’il s’en prévaut, une trace écrite reste la solution la plus sûre.
Le client peut-il revenir sur son accord ?
Oui. Lorsque le traitement repose sur le consentement, la personne concernée peut le retirer à tout moment, sans que ce retrait compromette la licéité du traitement effectué auparavant.
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