1.1. La présente politique de confidentialité (ci-après la « Politique ») décrit la manière dont AvoTempo SRL collecte, utilise, conserve, protège et, le cas échéant, transmet les données à caractère personnel de ses clients, prospects, utilisateurs et visiteurs du site internet accessible à l'adresse www.avotempo.be (ci-après le « Site »).

1.2. Elle s'applique à l'ensemble des traitements mis en œuvre dans le cadre des activités d'AvoTempo, à savoir la commercialisation et la fourniture de produits et de services de formation en ligne, la mise à disposition d'outils numériques, l'animation d'un espace communautaire éventuel, l'envoi de communications et la navigation sur le Site.

1.3. AvoTempo traite les données à caractère personnel conformément au Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 (ci-après le « RGPD »), à la loi belge du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l'égard des traitements de données à caractère personnel (ci-après la « Loi vie privée ») ainsi qu'à la loi du 13 juin 2005 relative aux communications électroniques.

1.4. En utilisant le Site ou les services d'AvoTempo, vous êtes réputé avoir pris connaissance de la présente Politique. Celle-ci ne vaut pas consentement au traitement, lequel repose sur les bases juridiques détaillées à l'article 4.

2.1. Le responsable du traitement est AvoTempo SRL, société à responsabilité limitée de droit belge, dont le siège social est établi rue des Écoliers 13, 1160 Bruxelles, immatriculée à la Banque-Carrefour des Entreprises sous le numéro BE [numéro d'entreprise à compléter lors de l'immatriculation], joignable par courrier électronique à l'adresse info@avotempo.be.

2.2. Compte tenu de la nature de ses traitements, AvoTempo n'est pas légalement tenue de désigner un délégué à la protection des données au sens de l'article 37 du RGPD. Un point de contact unique est néanmoins mis à votre disposition pour toute question relative à la présente Politique ou à l'exercice de vos droits, à l'adresse info@avotempo.be.

3.1. Les données d'identification et de contact comprennent notamment le nom, le prénom, l'adresse de courrier électronique, le numéro de téléphone, la fonction, l'organisation, le numéro d'entreprise et la langue de correspondance.

3.2. Les données de compte et d'utilisation comprennent les identifiants de connexion, les données relatives à l'accès aux formations et aux ressources, l'état d'avancement, les résultats de quiz ainsi que les données d'usage des outils numériques.

3.3. Les données relatives aux transactions comprennent les informations de commande et de facturation. Les données de paiement proprement dites, telles que le numéro de carte, sont traitées directement par le prestataire de paiement et ne sont pas conservées par AvoTempo.

3.4. Les données introduites dans les outils numériques comprennent les contenus, documents et informations que l'utilisateur soumet aux outils. Ces contenus peuvent, selon l'usage qu'en fait l'utilisateur, comporter des données à caractère personnel relatives à des tiers, sous la seule responsabilité de l'utilisateur, dans les conditions précisées à l'article 5.

3.5. Les données de navigation collectées lors de la consultation du Site comprennent l'adresse IP, le type d'appareil et de navigateur, les pages consultées, la date et la durée de la visite ainsi que les identifiants déposés par les cookies. Le détail figure dans la politique de cookies.

4.1. Gestion des commandes et fourniture des produits et services. Les données sont traitées pour conclure et exécuter le contrat, gérer l'accès aux formations et aux ressources, assurer le suivi et le support, et procéder à la facturation. La base juridique est l'exécution du contrat ou de mesures précontractuelles, conformément à l'article 6.1.b) du RGPD.

4.2. Gestion du compte et fourniture des outils numériques. Les données de compte et d'usage sont traitées afin de permettre l'accès aux outils, d'en assurer le fonctionnement, la sécurité et l'amélioration. La base juridique est l'exécution du contrat, conformément à l'article 6.1.b) du RGPD, et l'intérêt légitime d'AvoTempo à garantir la sécurité et la qualité du service, conformément à l'article 6.1.f) du RGPD.

4.3. Communication avec les prospects et réponse aux demandes. Les coordonnées et informations communiquées par les formulaires de contact, par courrier électronique ou par les réseaux sociaux sont traitées afin de répondre aux demandes et d'effectuer les démarches précontractuelles. La base juridique est l'exécution de mesures précontractuelles, conformément à l'article 6.1.b) du RGPD, ou l'intérêt légitime d'AvoTempo à répondre aux sollicitations et à développer son activité, conformément à l'article 6.1.f) du RGPD.

4.4. Envoi de communications et de lettres d'information. AvoTempo peut adresser des lettres d'information, des ressources gratuites et des informations sur ses offres. À l'égard des personnes ayant déjà acquis un produit ou un service ou ayant manifesté un intérêt, ces envois reposent sur l'intérêt légitime d'AvoTempo, conformément à l'article 6.1.f) du RGPD et à l'article XII.13 du Code de droit économique. À l'égard des autres destinataires, en particulier lorsque l'adresse a été communiquée pour obtenir une ressource gratuite, l'envoi repose sur le consentement préalable, conformément à l'article 6.1.a) du RGPD. Le consentement peut être retiré à tout moment par le lien de désinscription figurant dans chaque communication ou par courrier électronique à info@avotempo.be.

4.5. Mesure d'audience et amélioration du Site. Les données de navigation sont traitées pour assurer le bon fonctionnement et la sécurité du Site, mesurer la fréquentation et améliorer l'expérience. La base juridique est l'intérêt légitime d'AvoTempo, conformément à l'article 6.1.f) du RGPD, et, pour les cookies non strictement nécessaires, le consentement préalable, conformément à l'article 6.1.a) du RGPD et à l'article 129 de la loi du 13 juin 2005.

4.6. Respect des obligations légales. Les données sont traitées afin de respecter les obligations comptables, fiscales et autres obligations légales applicables. La base juridique est le respect d'une obligation légale, conformément à l'article 6.1.c) du RGPD.

4.7. Défense des intérêts d'AvoTempo. Les données peuvent être traitées pour prévenir et gérer tout litige et faire valoir les droits d'AvoTempo. La base juridique est l'intérêt légitime d'AvoTempo, conformément à l'article 6.1.f) du RGPD.

5.1. Lorsque l'utilisateur soumet aux outils numériques des contenus comportant des données à caractère personnel dont il est le responsable du traitement, AvoTempo agit en qualité de sous-traitant au sens de l'article 28 du RGPD et traite ces données uniquement pour fournir le service, selon les instructions de l'utilisateur. Les conditions de cette sous-traitance sont, le cas échéant, précisées dans un accord distinct.

5.2. Le fonctionnement de certains outils peut reposer sur des fournisseurs de technologies d'intelligence artificielle agissant comme sous-traitants ultérieurs, dont les serveurs peuvent être situés en dehors de l'Espace économique européen. AvoTempo sélectionne ces fournisseurs en tenant compte des garanties qu'ils offrent et, dans la mesure du possible, privilégie des conditions excluant la réutilisation des contenus soumis pour l'entraînement de leurs modèles. L'utilisateur est invité à ne pas communiquer de données sensibles ou superflues à ces outils.

5.3. Conformément aux obligations de transparence prévues par le Règlement (UE) 2024/1689 établissant des règles harmonisées concernant l'intelligence artificielle, l'utilisateur qui interagit avec un assistant reposant sur l'intelligence artificielle en est informé. Cet assistant fournit une aide à titre informatif et n'opère aucune décision produisant des effets juridiques à l'égard de l'utilisateur de manière entièrement automatisée.

6.1. Les données sont traitées par AvoTempo et par les personnes habilitées en son sein, tenues à une obligation de confidentialité. Elles ne sont communiquées à des tiers que dans la mesure nécessaire à l'exécution des services, au respect d'une obligation légale ou à la défense des droits d'AvoTempo.

6.2. AvoTempo recourt à des prestataires techniques agissant en qualité de sous-traitants au sens de l'article 28 du RGPD (hébergeur, service e-mail, service payement, comptable), chacun lié par un contrat prévoyant les garanties imposées par cette disposition.

6.3. Certaines données peuvent être communiquées aux autorités compétentes lorsque la loi l'exige. La liste actualisée des sous-traitants peut être obtenue sur demande adressée à info@avotempo.be.

7.1. AvoTempo privilégie des prestataires établis dans l'Espace économique européen ou appliquant des garanties équivalentes. Certains outils peuvent toutefois impliquer un transfert de données vers des pays situés en dehors de l'Espace économique européen, en particulier les États-Unis d'Amérique, s'agissant notamment de l'hébergement, des outils d'intelligence artificielle ou de certains services tiers. Ces transferts sont encadrés, selon le cas, par une décision d'adéquation de la Commission européenne, en ce compris le cadre de protection des données entre l'Union européenne et les États-Unis pour les entités certifiées, ou par la conclusion de clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne, complétées, lorsque cela s'avère nécessaire, de mesures supplémentaires appropriées, conformément aux articles 44 à 49 du RGPD. L'hébergeur du Site, Squarespace, Inc., est établi aux États-Unis d'Amérique et relève à ce titre de ces garanties.

7.2. Une copie des garanties appropriées peut être obtenue sur demande adressée à info@avotempo.be.

8.1. Les données ne sont pas conservées au-delà du délai nécessaire au regard des finalités poursuivies et des obligations légales applicables. Les durées principales sont les suivantes, sans préjudice des obligations légales de conservation plus longues.

8.2. À l'issue des durées précitées, les données sont supprimées de manière sécurisée ou anonymisées de manière irréversible, sauf obligation légale de conservation plus longue.

9.1. AvoTempo met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées, au sens de l'article 32 du RGPD, afin de garantir un niveau de sécurité adapté aux risques, notamment la transmission chiffrée des communications, la limitation des accès aux seules personnes intervenant dans la fourniture du service selon le principe du besoin d'en connaître, l'authentification des accès, la journalisation, la mise à jour régulière des outils, l'encadrement contractuel strict des sous-traitants et les principes de minimisation et de conservation limitée des données.

9.2. En cas de violation de données à caractère personnel susceptible d'engendrer un risque pour les droits et libertés des personnes concernées, AvoTempo notifie l'Autorité de protection des données dans les soixante-douze heures de la prise de connaissance de la violation et, lorsque le risque est élevé, informe les personnes concernées, conformément aux articles 33 et 34 du RGPD.

10.1. AvoTempo ne met en œuvre aucune prise de décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé, y compris le profilage, produisant des effets juridiques à l'égard des personnes concernées ou les affectant de manière analogue, au sens de l'article 22 du RGPD. Les outils reposant sur l'intelligence artificielle apportent une aide et ne se substituent pas à la décision humaine.

11.1. Les produits, services et outils d'AvoTempo s'adressent à des professionnels et à des adultes. AvoTempo ne collecte pas sciemment de données relatives à des mineurs. Si vous estimez que des données relatives à un mineur ont été collectées de manière inappropriée, veuillez contacter AvoTempo à info@avotempo.be afin qu'il soit procédé à leur suppression.

12.1. Conformément aux articles 15 à 22 du RGPD, vous disposez d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition et de portabilité, ainsi que du droit de retirer votre consentement lorsque le traitement repose sur celui-ci, sans que ce retrait n'affecte la licéité du traitement antérieur. Vous pouvez également communiquer des directives relatives au sort de vos données à caractère personnel après votre décès.

12.2. Lorsque AvoTempo agit en qualité de sous-traitant pour le compte d'un utilisateur, les demandes d'exercice des droits des personnes concernées par les contenus soumis aux outils sont adressées à cet utilisateur, responsable du traitement, AvoTempo lui apportant l'assistance prévue par l'article 28 du RGPD.

13.1. Les demandes d'exercice des droits peuvent être adressées par courrier électronique à info@avotempo.be. Afin de vérifier l'identité du demandeur et de prévenir tout exercice abusif, AvoTempo peut demander tout élément raisonnablement nécessaire à cette vérification, sans collecte disproportionnée.

13.2. AvoTempo répond dans le délai d'un mois à compter de la réception de la demande, délai prorogeable de deux mois en raison de la complexité ou du nombre de demandes, conformément à l'article 12.3 du RGPD. L'exercice des droits est gratuit, sauf demande man